«Mit Fit4Digital setzt der Kanton Aargau ein Zeichen für eine moderne und serviceorientierte Verwaltung, die sich an den Bedürfnissen ihrer Kundinnen und Kunden orientiert.»
«Die Flexibilität, Behördendienstleistungen jederzeit und überall in Anspruch zu nehmen, ist nicht nur eine Vision, sondern dank Fit4Digital Realität geworden.»
«Dank Fit4Digital können Behördendienstleistungen zeit- und ortsunabhängig sowie unkompliziert bezogen und genau so einfach und schnell verarbeitet werden»
Fit4Digital
Fit4Digital betreibt im Auftrag der Aargauer Gemeinden die kommunalen Behördendienstleistungen im Smart Service Portal.
Smart Service Portal
Das Smart Service Portal ist die Plattform, auf welcher die kantonalen und kommunalen Behördendienstleistungen bereitgestellt werden.
Öffentliche Verwaltungen
Die öffentlichen Verwaltungen erhalten die Bestellungen über das Smart Service Portal und können diese medienbruchfrei verarbeiten.
Kundinnen und Kunden
Über das Smart Service Portal können Kundinnen und Kunden Behördendienstleistungen zentral, zeit- und ortsunabhängig beziehen.
So funktioniert’s >
FAQ
Häufige Fragen
Die FAQ's werden laufend ergänzt.
01. Allgemein
Was ist das Ziel des Vorhabens?
Das Einwohnerportal ist erstens ein Kundenportal, mit welchem die Einwohnerinnen und Einwohner ihre Verwaltungsleistungen, unabhängig von der föderalen Zuständigkeit, bestellen und verwalten können. Zweitens ist es eine Prozessmaschine, die die Verwaltungsleistungen automatisiert abwickeln und die für die bestellte Verwaltungsleistung benötigten Daten aus den unterschiedlichen Datenbanken verknüpfen kann. Dadurch entsteht ein doppelter Nutzen. Auf der einen Seite können die Einwohnerinnen und Einwohner ihre Verwaltungsleistungen zentral an einem Ort zu jeder Uhrzeit beziehen, auf der anderen Seite wird die Verwaltung entlastet und kann die vorhandenen Ressourcen effizienter und zielgerichteter einsetzen.
Was ist das erwartete Ergebnis?
Den Benutzerinnen und Benutzern des Einwohnerportals wird ein zentraler Einstiegspunkt zur Verfügung gestellt, worin sie alle Geschäfte mit der Verwaltung digital zentral verfügbar haben. Dabei spielt es keine Rolle, welche der föderalen Ebenen Bund, Kanton oder Gemeinde für das Angebot der Leistungen verantwortlich ist. Der Verwaltungskunde soll sich somit in den staatlichen Strukturen nicht auskennen müssen, um zur gewünschten Leistung oder zum gewünschten Service zu gelangen.
Welcher Mehrwert soll generiert werden?
- Steigerung der Kundenfreundlichkeit der Verwaltung gegenüber den Einwohnerinnen und Einwohnern (Verfügbarkeit 24/7/365, Ortsunabhängigkeit, alles aus einer Hand)
- Reduktion der Schalterkontakte auf der Verwaltung und dadurch Steigerung der Produktivität der Mitarbeitenden
- (Teil-)Automatisierte Prozessabwicklung dank der Vernetzung unterschiedlicher Datenbanken und Applikationen
- Steigerung der Arbeitsplatzattraktivität in der Verwaltung durch die Reduktion von repetitiven Arbeiten und dem Einsatz moderner Systeme
- Entstehung von Einsparungspotenzial in der Verwaltung trotz der stets steigenden Anspruchshaltung, Aufgaben und Komplexität
Meilensteine und Zielerreichung
Aufgrund der Corona-Situation konnte die Fit4Digital GmbH noch nicht gegründet und somit das Programm noch nicht gestartet werden. Aus diesem Grund besteht aktuell auch noch kein detaillierter Programmmanagementplan mit der Meilensteinplanung.
Die Welt der Digitalisierung dreht sich künftig bekanntlich eher schneller als langsamer. Ein Durchplanen aller möglichen Einflüsse ist nicht möglich und auch nicht zielführend. In diesem Zusammenhang ist es wichtig darauf hinzuweisen, dass für dieses Vorhaben ein agiles Projektvorgehen angewendet werden muss. Planung, Umsetzung und Erfolgskontrolle werden in regelmässigen Iterationen erfolgen.
Die Welt der Digitalisierung dreht sich künftig bekanntlich eher schneller als langsamer. Ein Durchplanen aller möglichen Einflüsse ist nicht möglich und auch nicht zielführend. In diesem Zusammenhang ist es wichtig darauf hinzuweisen, dass für dieses Vorhaben ein agiles Projektvorgehen angewendet werden muss. Planung, Umsetzung und Erfolgskontrolle werden in regelmässigen Iterationen erfolgen.
Was ist die Alternative?
Die Alternative zu «Fit4Digital» wäre, dass jede einzelne Gemeinde bei ihrem Softwareanbieter die Schnittstellen für durchgängige E-Government-Prozesse selbständig in Auftrag gibt. Dies wäre im Gesamten viel aufwendiger und auch viel teurer. Mit dem gewählten Vorgehen wird dagegen sichergestellt, dass die Aargauer Gemeinden in kurzer Zeit möglichst viele durchgängige E-Government-Angebote bieten können. Dies ist jedoch nur möglich, wenn möglichst viele Gemeinden mitmachen und dabei lernen, mit einer gewissen und kalkulierbaren Ungewissheit umzugehen. Einer für alle, alle für einen.
02. Organisation & Vorgehen
Wer unterstützt das Vorhaben?
Fit4Digital ist das kommunale Innovationsprogramm, welches nun zum kantonalen Programm SmartAargau anläuft und die gemeindeseitigen Bestrebungen koordiniert.
Fit4Digital wird von der Gemeindeammänner-Vereinigung des Kantons Aargau und den Gemeindepersonal Fachverbänden unterstützt. Auch die überwiegende Mehrheit der Aargauer Gemeinden unterstützt das Vorhaben. Bei der Bearbeitung des Vorhabens ist ein enger Austausch mit SmartAargau sichergestellt.
Die vorerwähnten Organisationen werden auch die Fit4Digital GmbH gründen. Weitere Informationen zur Organisation werden Sie bald unter Organisation und Kontakt finden
Fit4Digital wird von der Gemeindeammänner-Vereinigung des Kantons Aargau und den Gemeindepersonal Fachverbänden unterstützt. Auch die überwiegende Mehrheit der Aargauer Gemeinden unterstützt das Vorhaben. Bei der Bearbeitung des Vorhabens ist ein enger Austausch mit SmartAargau sichergestellt.
Die vorerwähnten Organisationen werden auch die Fit4Digital GmbH gründen. Weitere Informationen zur Organisation werden Sie bald unter Organisation und Kontakt finden
Wie ist das Vorhaben organisiert?
Zur Realisierung wird eine Programmorganisation nach HERMES installiert. Aufgrund der noch zu erfolgenden Gründung der GmbH und aufgrund weiterer konzeptioneller Arbeiten ist die finale Organisation noch nicht bis ins letzte Detail geklärt. In Kürze werden hier allerdings weitere Informationen zu finden sein.
Wer sind die Public Innovators?
Infos zu den Public Innovators finden Sie hier.
Wie ist das allgemeine Vorgehen?
Die grosse Fülle an Services und Dienstleistungen kann nicht mittels «Big Bang» implementiert werden. Eine sinnvolle und auch für die Public Innovators nachvollziehbare und abgestufte Vorgehensweise stiftet Vertrauen und Sicherheit.
Speziell die Trennung von Front- und Backendintegrationen soll dazu führen, dass die Implementierung von neuen Prozessen gestaffelt vonstatten geht und Schritt für Schritt ein Ausbau stattfinden kann.
Eine Roadmap befindet sich in der Ausfertigung.
Speziell die Trennung von Front- und Backendintegrationen soll dazu führen, dass die Implementierung von neuen Prozessen gestaffelt vonstatten geht und Schritt für Schritt ein Ausbau stattfinden kann.
Eine Roadmap befindet sich in der Ausfertigung.
Wie sieht das Projektvorgehen im Vergleich zu einem Strassenbauprojekt aus?
Während ein Strassenbauprojekt aufgrund seiner guten Planbarkeit und Klärung der Ausgangslage nach dem Wasserfall-Prinzip geplant und umgesetzt werden kann, braucht es in einem Digitalisierungsprojekt ein anderes Vorgehen. Die hohe Dynamik in der Technologie und die grosse Anzahl von Unbekannten führen dazu, dass ein agiles Projektvorgehen eingesetzt werden muss. In diesem Zusammenhang ist wichtig, dass Teilschritte stets evaluiert und die Erkenntnisse in die Folgeplanung einfliessen können. Diese Arbeitsweise führt zu einem kalkulierbareren Projektrisiko und einer besseren Zielerrechnung.
Sind die Softwareanbieter mit an Bord?
Die Softwareanbieter der diversen Fachlösungen sind wichtige Partner. Mit ihnen findet anfangs Mai 2020 eine erste Informationsveranstaltung statt.
Welches sind die wichtigsten Verwaltungsdienstleistungen und nach welcher Priorität werden diese im Smart Service Portal umgesetzt?
Fit4Digital lebt konsequent den Ansatz der Kundenzentrierung. Wir verfolgen die Hauptzielsetzung, dass 80% aller Dienstleistungen aus Sicht des Kunden bis Ende 2023 digital angeboten werden. Welche Services dies genau sind, wird sich in den kommenden Monaten ergeben. Mit Unterstützung der Public Innovators wird ein Servicekatalog inkl. Priorisierung aufgebaut.
In welchen Sprachen wird das Smart Service Portal zu Verfügung stehen?
Es ist noch offen, in welchen Sprachen das Smart Service Portal angeboten wird. Den Mehrwert für die Bevölkerung und die Verwaltung, Dienstleistungen online mehrsprachig zu beziehen bzw. anbieten zu können, beurteilen wir als sehr hoch.
Können Einwohnerinnen und Einwohner Ihre persönlichen Daten direkt über das Smart Service Portal bei der Gemeinde ändern lassen? Falls ja, welche Daten sind da betroffen?
Es wird nach Daten unterschieden, welche im Datenstandard enthalten sind und nach Daten welche fakultativ sind. Daten welche zum Datenstandard gehören, können vom Einwohnenden im Smart Service Portal nicht überschrieben werden. Fakultative Daten wie z.B. eine Telefonnummer oder eine E-Mailadresse können vom Einwohnenden geändert werden, werden aber von der Gemeinde vor der Änderung noch freigegeben.
Müssen bei der Gemeinde noch bestimmte oder weitere Software-Lösungen angeschafft werden im Zuge der Anbindung an das Smart Service Portal?
Das Smart Service Portal greift auf Daten zu, welche bei den Gemeinden oder beim Kanton gespeichert sind und verarbeiten diese, um Services online anbieten zu können. Fit4Digital stellt sicher, dass Services auch bei Gemeinden ohne spezifische Software über das Smart Service Portal bezogen werden können.
03. Finanzen
Wer finanziert das Vorhaben?
Die Finanzierung des Einwohnerportals soll während der Realisierungsphase (2020 bis 2023) mit einem Digitalisierungsfünfliber pro Jahr und Einwohner, der paritätisch durch die Gemeinden und den Kanton getragen wird, sichergestellt werden.
Die Gemeinden beteiligen sich mit CHF 2.50 pro Einwohner und Jahr. Der Kanton beteiligt sich im selben Masse mittels Sach- und/oder Finanzleistungen. Hierbei ist zu erwähnen, dass für die Umsetzung des kundenzentrierten Einwohnerportal die Zusammenarbeit zwischen den Gemeinden mit dem Kanton ein zentraler Erfolgsfaktor bildet.
Die Gemeinden beteiligen sich mit CHF 2.50 pro Einwohner und Jahr. Der Kanton beteiligt sich im selben Masse mittels Sach- und/oder Finanzleistungen. Hierbei ist zu erwähnen, dass für die Umsetzung des kundenzentrierten Einwohnerportal die Zusammenarbeit zwischen den Gemeinden mit dem Kanton ein zentraler Erfolgsfaktor bildet.
Was wird damit finanziert?
Folgende Arbeiten werden damit finanziert:
- Projektorganisation
- Entwicklung Portallösung
- Modellierung Prozesse
- Entwicklung Schnittstellen
- Public Innovators
- Reserve
Es ist geplant, die Kostenentwicklung laufend und transparent auszuweisen.
Weshalb braucht es für die Finanzierung eine eigenständige Körperschaft?
Neben der Steuerung des kommunalen Digitalisierungsprogramms «Fit4Digital» wird die Fit4Digital GmbH die Gemeindebeiträge (Digitalisierungsfünfliber) einziehen und treuhänderisch verwalten. Über die geplanten vier Jahr gesehen, handelt es sich hierbei um einen Betrag von rund CHF 5 Mio. Dieser Betrag legitimiert die Gründung einer eigenständigen Körperschaft, welche durch die Gemeindeammänner-Vereinigung und die Gemeindepersonal-Fachverbände zu gleichen Teilen getragen wird.
Die direkte Steuerung und Finanzierung über die Fachstelle E-Government Aargau hat sich nicht angeboten, da die Fachstelle einerseits nicht über die notwendigen Strukturen verfügt und diese Aufgabe weder in der E-Government-Strategie noch in der Rahmenvereinbarung vorgesehen ist. Zudem verfügt der Kanton bereits über eine eigene Digitalisierungsstrategie, welche für die Gemeinden nicht 1:1 übernommen werden konnte. Es braucht unterschiedliche Ansätze und flexible Strukturen, damit der Kanton und die Gemeinden bei der Realisierung des Einwohnerportals zügig vorankommen können.
Die direkte Steuerung und Finanzierung über die Fachstelle E-Government Aargau hat sich nicht angeboten, da die Fachstelle einerseits nicht über die notwendigen Strukturen verfügt und diese Aufgabe weder in der E-Government-Strategie noch in der Rahmenvereinbarung vorgesehen ist. Zudem verfügt der Kanton bereits über eine eigene Digitalisierungsstrategie, welche für die Gemeinden nicht 1:1 übernommen werden konnte. Es braucht unterschiedliche Ansätze und flexible Strukturen, damit der Kanton und die Gemeinden bei der Realisierung des Einwohnerportals zügig vorankommen können.
Wer verrechnet die Beiträge?
Das wird die von der Gemeindeammänner-Vereinigung und den Gemeindepersonal Fachverbänden zu gründende Fit4Digital GmbH sein. Weitere Informationen dazu werden bald unter Organisation und Kontakt zu finden sein.
Wie ist sichergestellt, dass sich der Kanton auch mit CHF 2.50 pro Einwohner an den Kosten beteiligt?
Der Kanton ist für die Bereitstellung des Einwohnerportals verantwortlich und übernimmt die Kosten, welche hierfür entstehen. Der Kanton kann – wie die Gemeinden auch – seine Dienstleistungen in das Einwohnerportal einbinden. Es ist also im Interesse des Kantons, möglichst viele Dienstleistungen über das Einwohnerportal abwickeln zu können. Die Gemeinden können ihre Mittel dazu nutzen, ihre Dienstleistungen unter Einbezug der Public Innovators in das Einwohnerportal einzubinden und die Gemeinden in der neuen Arbeitsweise mit dem Einwohnerportal zu unterstützen. Solange den Gemeinden das Einwohnerportal mit den notwendigen Funktionalitäten zur Verfügung steht, entsteht den Gemeinden kein Nachteil, sollte der Kanton nicht exakt den gleichen Betrag für das Einwohnerportal einsetzen wie die Gemeinden.
04. Kollaboration & Kommunikation
Wo kann man sich über das Projekt informieren?
Für Öffentlichkeit und die Verwaltung ist diese Website geschaffen worden. Die Seite wird laufend ausgebaut und künftig auch einen News-Bereich haben. Daneben werden regelmässig Informationen den Gemeinden proaktiv zugestellt.
Die Public Innovators erhalten zudem Zugriff auf die Kollaborationsplattform.
Die Public Innovators erhalten zudem Zugriff auf die Kollaborationsplattform.
