Das Smart Service Portal ist ein digitales, modernes und kundenzentriertes Service- und Dienstleistungsportal. Es ermöglicht Kundinnen und Kunden zeit- und ortsunabhängig Behördendienstleistungen zu bestellen und zu verwalten. Weiter ist das Smart Service Portal eine Prozessmaschine, die Behördendienstleistungen automatisiert abwickeln und die benötigten Daten aus unterschiedlichen Datenbanken verknüpfen kann. Dies ist doppelt praktisch, da einerseits Kundinnen und Kunden Behördendienstleistungen zentral und zu jeder Zeit beziehen können und andererseits die öffentlichen Verwaltungen entlastet werden.

Fit4Digital ist das Programm und die Organisation, welche für die beteiligten Gemeinden die notwendigen Arbeiten erledigt, damit kommunale Services im Smart Service Portal angeboten werden können.

Den Kundinnen und Kunden des Smart Service Portals wird ein zentraler Einstiegspunkt zur Verfügung gestellt, um einen Grossteil von Behördendienstleistungen digital zu beziehen. Dabei spielt es keine Rolle, welche föderale Ebene (Bund, Kanton oder Gemeinde) für das Angebot der Leistungen verantwortlich ist.

Die Alternative zu «Fit4Digital» wäre, dass jede einzelne Gemeinde bei ihrem Softwareanbieter die Schnittstellen für durchgängige E-Government-Prozesse selbständig in Auftrag gibt. Dies wäre im Gesamten viel aufwendiger und auch viel teurer. Mit dem gewählten Vorgehen wird dagegen sichergestellt, dass die Aargauer Gemeinden in kurzer Zeit möglichst viele durchgängige E-Government-Angebote bieten können. Dies ist jedoch nur möglich, wenn möglichst viele Gemeinden mitmachen und dabei lernen, mit einer gewissen und kalkulierbaren Ungewissheit umzugehen. Einer für alle, alle für einen.

Fit4Digital wird von der Gemeindeammänner-Vereinigung und den Gemeindepersonal Fachverbänden getragen und über die Fachstelle Smart Services Aargau mit dem Kanton koordiniert. Bereits 164 von 196 Aargauer Gemeinden sind bei Fit4Digital an Bord.

Zur Realisierung wurde eine Programmorganisation nach der agilen Form der Projektmethodik des Bundes HERMES installiert.

Die Rahmenvereinbarung zwischen dem Kanton und den Gemeindepersonal-Fachverbänden wurde erstmals 2013 abgeschlossen und somit startete die E-Government-Zusammenarbeit zwischen Kanton und Gemeinden. Die Rahmenvereinbarung wurde daraufhin zweimal in Zusammenarbeit mit allen Gemeindepersonal-Fachverbänden überarbeitet, letztmals mit der Version vom Februar 2021. Auch die Zusatzstrategie Smart Services Aargau (vormals E-Government Strategie Aargau) wurde überarbeitet. Dies mit dem Fokus auf den Aufbau des gemeinsamen und kundenzentrieren Smart Service Portal Aargau.

Die politische Steuerung von Smart Services Aargau unter der Leitung von Regierungsrat Dr. Markus Dieth besteht aus 9 Vertretern - 4 kantonalen-, 4 kommunalen- und einem Wirtschaftsvertreter.

Die Aufgaben der Fachstelle Smart Services Aargau (vormals E-Government Aargau) werden durch je einen kantonalen und kommunalen Vertreter ausgeführt. Es sind dies Benno Kissling als kantonaler Beauftragter und Leiter der Fachstelle Smart Services Aargau und Gérald Strub als Beauftragter der Gemeinden im Auftrag der Gemeindeammänner-Vereinigung und aller kommunalen Gemeindepersonal-Fachverbände.

Die Public Innovators sind rund 100 Vertreterinnen und Vertreter Aargauer Gemeinden, die gemeinsam aktiv das Smart Service Portal mitgestalten. Mit ihrem Einsatz helfen sie dabei, die Services des Portals zu entwickeln und täglich zu verbessern.

Die grosse Fülle an Services und Behördendienstleistungen im Smart Service Portal kann nicht mittels «Big Bang» implementiert werden. Eine sinnvolle und nachvollziehbare und abgestufte Vorgehensweise ist daher sinnvoll. Das Smart Service Portal startete mit 21 Services und wird laufend mit neuen Behördendienstleistungen erweitert.

Während ein Strassenbauprojekt aufgrund seiner guten Planbarkeit und Klärung der Ausgangslage nach dem Wasserfall-Prinzip geplant und umgesetzt werden kann, braucht es in einem Digitalisierungsprojekt ein anderes Vorgehen. Die hohe Dynamik in der Technologie und die grosse Anzahl von Unbekannten führen dazu, dass ein agiles Projektvorgehen eingesetzt werden muss. In diesem Zusammenhang ist wichtig, dass Teilschritte stets evaluiert und die Erkenntnisse in die Folgeplanung einfliessen können. Diese Arbeitsweise führt zu einem kalkulierbareren Projektrisiko und einer besseren Zielerrechnung.

Ja. Es konnten bereits fünf Schnittstellen zu Gemeindesoftware-Anbietern in Auftrag gegeben werden. Mit weiteren Anbietern befindet sich Fit4Digital in Verhandlungen der vertraglichen Rahmenbedingungen.

Fit4Digital lebt konsequent den Ansatz der Kundenzentrierung. Die Umsetzung neuer Behördendienstleistungen erfolgt aufgrund der Priorisierung der Public Innovators, der Geschäftsführung und der Machbarkeit der Services.

Die erste Version des Smart Service Portals wird in Deutsch angeboten. Es besteht jedoch die Absicht, zu einem späteren Zeitpunkt Übersetzungstools zu implementieren.

Es wir zwischen Daten, die im Datenstandard enthalten sind, und fakultativen Daten unterschieden. Daten, welche zum Datenstandard gehören, können von den Kundinnen und Kunden im Smart Service Portal nicht überschrieben werden. Fakultative Daten, wie z.B. eine Telefonnummer oder eine E-Mailadresse, können hingegen von den Kundinnen und Kunden geändert werden, werden aber von der Gemeinde vor der Änderung freigegeben.

Nein, um als öffentliche Verwaltung Services auf dem Smart Service Portal anbieten zu können, braucht es keine speziellen Software-Lösungen, die durch die öffentlichen Verwaltungen beschafft werden müssen. Die notwendige Software – insbesondere die Prozessplattform – wurde durch die Fit4Digital GmbH für alle Gemeinden beschafft. Für die Anbindung bestehender Gemeindesoftware - um durchgängige Prozesse anbieten zu können - muss diese auf einem aktuellen Stand sein, sodass die entsprechenden Schnittstellen installiert werden können.

In der ersten Version des Smart Service Portals werden noch keine Sammelbestellungen möglich sein. Die Anforderung ist jedoch aufgenommen und wird eingeplant.

Ja. Jede Gemeinde kann selbst entscheiden, welche Services sie über das Smart Service Portal anbieten möchte. Bei Services, bei denen Artikel bestellt werden können (bspw. Abfallmarken), können die Gemeinden die Artikel individuell erfassen und spezifizieren.

Fit4Digital hat für sämtliche Fit4Digital-Gemeinden den Online-Bezahldienst Payrexx beschafft. Die Gemeinden eröffnen bei Payrexx mittels Anleitung von Fit4Digital ein Konto und können für jeden Service individuell Konten und Buchungstexte hinterlegen.

Dies ist eine Anforderung, die mit den Public Innovators aufgenommen und umgesetzt wurde, da dies in vielen Fällen von Kundinnen und Kunden gewünscht wird. Zudem können gemäss Public Innovators alle eingesetzten Software-Produkte auch mehrsprachige Bescheinigungen ausstellen.

Der Service "Ratenzahlung" kann aus Sicht der Kundinnen und Kunde online eingesehen werden. Das Zustellen des Ratenplans bzw. der Einzahlungsscheine geschieht ausserhalb des Portals, da das Modul "Meine Dokumente" auf dem Smart Service Portal noch nicht zur Verfügung steht.

Das Team von Fit4Digital hat in den ersten paar Monaten die entsprechenden Auszüge und Listen proaktiv den Finanzabteilungen zugestellt. Zwischenzeitlich wurden weitere Schulungen und Dokumentationen zur Verfügung gestellt, die aufzeigen, wie dies von den Gemeinden selbst vorgenommen werden kann.

Folgende Gemeindesoftware-Anbietern arbeiten mit der FIt4Digital GmbH zusammen.

Gerne können öffentliche Verwaltungen mit ihren Gemeindesoftware-Anbieter Kontakt aufnehmen und damit Fit4Digital in den Bemühungen unterstützen. Allenfalls ist ein vorgängig Rücksprache mit dem Support von Fit4Digital sinnvoll.

Informationsmaterial für die Bevölkerung kann dem Download-Center entnommen werden.

Eine initiale Registrierung ist immer notwendig. Dies wird vorzugsweise mit den gleichen Login-Daten, wie die von www.ag.ch gemacht, da im Hintergrund eine Verknüpfung stattfindet.

Die Kundinnen und Kunden sehen spätestens bei der Auswahl der Gemeinde, bevor sie mit dem Ausfüllen des Formulars starten, ob ihre Gemeinde den entsprechenden Service anbietet oder nicht. Sollte ein Service nicht zur Verfügung stehen, gelangen die Kundinnen und Kunden auch nicht auf den Service.

Ja, das ist möglich. Dank den Public Innovators hat Fit4Digital dieses Bedürfnis sehr früh erkannt.

Grundsätzlich ist die Bezahlung per Rechnung für jeden Service möglich, liegt aber im Ermessen der öffentlichen Verwaltung diese Bezahlart freizuschalten oder nicht. Da Fit4Digital mit dem Smart Service Portal den Grundsatz "Digital First" vorantreibt, werden jedoch die digitalen Zahlungsmittel (Kreditkarte, Postfinance Card und Twint) empfohlen.

Diese Fragestellung ist sehr allgemein gehalten. Aus diesem Grund hält sich Fit4Digital an den selbst beeinflussbaren Perimeter. Die öffentlichen Verwaltungen sind in Bezug auf Cyber-Angriffe für den Schutz ihrer Systeme und Softwarepakete zuständig. Damit die öffentlichen Verwaltungen an das Smart Service Portal angebunden werden können, hat sich die Fit4Digita Geschäftsleitung dafür entschieden, eine BPMN-Prozessebene einzusetzen. Die BPMN-Prozessebene stellt sicher, dass die Services nach den fachlichen Anforderungen der öffentlichen Verwaltungen abgewickelt werden können.

Zudem dient die BPMN-Prozessebene mit dem Modul API-Integration Services als Verbindungsebene:

Als BPMN-Prozessebene wird die Prozessplattform der CumulusPro AG eingesetzt. Die Lösung ist erprobt und ist in der Schweiz wie auch International bestens positioniert. Zu den Kunden in der Schweiz zählen unter anderem die Schweizer Post, die Luzerner Kantonalbank sowie diverse Gemeinden. Mehr Informationen zur Sicherheit und Vorkehrungen der CumulusPro finden Sie unter https://cumuluspro.com/trust-security.