Geschäftsbericht 2023
Die Aargauer Verwaltungsreformatoren
33’100
abgewickelte Kundenbestellungen
(60 - 150 pro Tag)
(60 - 150 pro Tag)
816'000
Geldwert (CHF) der abgewickelten Kundenbestellungen
950
Gemeinde-Benutzer aus 170 Gemeinden
73
umgesetzte kommunale Service-Ideen
Sehr geehrte Damen und Herren
Das Geschäftsjahr 2023 von Fit4Digital stand ganz im Zeichen der digitalen Innovation. Das Smart Service Portal konnte sein Potenzial weiter entfalten und in Aktion treten. Die Zahlen und Fakten im vorliegenden Geschäftsbericht 2023 geben einen Einblick in das Wirken der Fit4Digital GmbH und die erreichten Meilensteine. Gerne führe ich Sie in meinem Vorwort noch einmal durch das Betriebsjahr 2023 des Smart Service Portals.
Seit dem Go-live im März 2022 wurden über das Smart Service Portal insgesamt 33’100 Kunden-Bestellungen von kommunalen Services verarbeitet. Daraus resultierten Einnahmen aus Gebühren in der Höhe von CHF 816’000, welche durch die Aargauer Bevölkerung bequem online bezahlt werden konnte. Das Angebot wächst stetig und im Jahr 2023 konnten weitere 73 Service-Ideen und 9 Servicekategorien umgesetzt und implementiert werden. Dazu gehören unter anderem das Reservationstool oder der Meldeservice. Bei 50 Gemeinden sind auch 7 End-to-End Services aktiviert, welche eine medienbruchfreie Umsetzung der angefragten Services gewährleisten. Aus Sicht der Aargauer Bevölkerung können 74% aller Verwaltungsleistungen digital und somit ausserhalb der Schalteröffnungszeiten bezogen werden. Für das Jahr 2024 sind bereits 32 Service-Ideen in Entwicklung und werden für die digitale Zugänglichkeit vorbereitet.
Der gesamte Transformationsprozess wurde in drei Phasen unterteilt. Im Jahr 2023 hat sich die Geschäftsführung in einer ersten Phase im intensiven Austausch mit den Präsidien des GAV und der Personalfachverbände sowie durch die Unterstützung der Studie von BCP Business Consulting Partner AG für eine Organisationsvariante entschieden und gleichzeitig eine Projektverlängerung beschlossen. Die Organisationsform soll ab Mitte 2025 in Betrieb kommen.
Die herausragende Zusammenarbeit mit Verbänden und Kanton hat einen entscheidenden Beitrag zur erfolgreichen Förderung der digitalen Transformation der Gemeinden geleistet. Diese Partnerschaften sind ein Beweis für das Engagement aller Beteiligten, und wir ermutigen die Gemeinden, diesen Weg der Innovation und des Fortschrittes weiter voranzutreiben.
Auf eigenen Wunsch scheide ich als Vorsitzender der Geschäftsführung per Ende 2023 aus. An dieser Stelle bedanke ich mich herzlichst bei allen Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern für die jederzeit angenehme und gewinnbringende Zusammenarbeit. Ebenso gilt der Dank all den Personen unabhängig Ihrer Rolle im Projekt, welche hinter den Kulissen Ihren Teil zum bisherigen Erfolg beigetragen haben.
Ich wünsche insbesondere meinem Nachfolger, Raymond Tellenbach, aber auch dem ganzen Team viel Erfolg bei der weiteren Führung der Unternehmung und einen innovativen Geist, um Fit4Digital erfolgreich in die Zukunft zu führen.
Unternehmensportrait
Die Fit4Digital GmbH ist die Trägerin des digitalen Innovationsprogramms der Aargauer Gemeinden. Fit4Digital und wurde im November 2020 gegründet. Sie verfolgt das Ziel, bis Ende 2023 80 % aller kommunalen Dienstleistungen aus Kundensicht in digitaler Form über das kundenzentrierte Smart Service Portal Aargau anbieten zu können. Dies nach dem Grundsatz «Digital first» der nationalen Organisation Digitale Verwaltung Schweiz.
Die Digitalisierung verändert unsere Gesellschaft und Verwaltung massgeblich. Statt abzuwarten, bis Lösungen diktiert werden, unterstützt Fit4Digital die Aargauer Gemeinden darin, ihre Veränderungen und Chancen selbst in die Hand zu nehmen und ihre digitale Zukunft proaktiv zu gestalten – professionell koordiniert und breit abgestützt.
Die Digitalisierung verändert unsere Gesellschaft und Verwaltung massgeblich. Statt abzuwarten, bis Lösungen diktiert werden, unterstützt Fit4Digital die Aargauer Gemeinden darin, ihre Veränderungen und Chancen selbst in die Hand zu nehmen und ihre digitale Zukunft proaktiv zu gestalten – professionell koordiniert und breit abgestützt.
Organisation
Eigentümer der Fit4Digital GmbH sind die Gemeindeammänner-Vereinigung und der Grossteil der Gemeindepersonal-Fachverbände. Die Liste der Gesellschafter kann online eingesehen werden.
Im Organisationshandbuch sind alle Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen abgebildet. Auf strategischer Ebene steuert die Geschäftsführung mittels zweier Gremien. Die Geschäftsführung, welche aus allen Gesellschafts-Vertretern besteht, tagt pro Quartal einmal und ist im Wesentlichen für die Planung der Arbeiten zuständig. Der Geschäftsführungs-Ausschuss mit vier Mitgliedern trifft sich monatlich und befasst sich vor- wiegend mit betrieblichen Themen und ebenfalls mit Planungsaufgaben.
Im Organisationshandbuch sind alle Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen abgebildet. Auf strategischer Ebene steuert die Geschäftsführung mittels zweier Gremien. Die Geschäftsführung, welche aus allen Gesellschafts-Vertretern besteht, tagt pro Quartal einmal und ist im Wesentlichen für die Planung der Arbeiten zuständig. Der Geschäftsführungs-Ausschuss mit vier Mitgliedern trifft sich monatlich und befasst sich vor- wiegend mit betrieblichen Themen und ebenfalls mit Planungsaufgaben.
Das Smart Service Portal
Das digitale Innovationsprogramm Fit4Digital schreibt bereits grosse Zahlen: Über 33’100 kommunale Bestellungen wurden per 31.12.2023 über das Smart Service Portal bestellt und abgewickelt. Mit den Kundenbestellungen wurde über das Bezahlmodul ein Betrag von über CHF 816’000.00 abgerechnet und den Gemeinden ausbezahlt. In den vergangenen rund 21 Monaten Betrieb des Smart Service Portals konnten laufend Erfahrungen gesammelt, Optimierungen vorgenommen und neue Services sowie Funktionen entwickelt und eingeführt werden.
Zusammen mit den Public Innovators – die Aargauer Gemeinschaft, die gemeinsam und geleitet von einer Reihe von Grundsätzen die öffentlichen Dienstleistungen verbessern wollen und ihre Arbeitsweise der Entwicklung anpassen – wurde beispielsweise der Meldeservice für die Gemein-den realisiert. Mit diesem Schadensmelder können Einwohnerinnen und Einwohner in wenigen, einfachen Schritten Schäden, Unstimmigkeiten oder Verbesserungsvorschläge für die Infrastruktur der Gemeinde melden. Ein weiterer grosser Service, welcher im Jahr 2023 in Betrieb genommen werden konnte, ist das Reservationssystem. Die Gemeinden haben die Möglichkeit über das Reservationssystem Immobilien (z.B: Waldhäuser, Sitzungszimmer, Gemeindesäle), Mobilien (z.B. Festbänke, Kaffeemaschinen) und Schaltertermine zur Reservation anzubieten. Der grosse Funktions-umfang dieser Lösung bietet für jede Gemeinde viele Optionen und Möglichkeiten, ihre Objekte für die Bevölkerung zugänglich zu machen.
Zusätzlich konnte der Zugriff auf weitere Services wie die Einreichung eines Betreibungs- oder Fortsetzungsbegehren, Bestellung von e-Vignetten, Spartageskarten der Gemeinden und Services der SVA für die Einwohnerinnen und Einwohner über das Smart Service Portal Aargau eingerichtet werden.
Zusammen mit den Public Innovators – die Aargauer Gemeinschaft, die gemeinsam und geleitet von einer Reihe von Grundsätzen die öffentlichen Dienstleistungen verbessern wollen und ihre Arbeitsweise der Entwicklung anpassen – wurde beispielsweise der Meldeservice für die Gemein-den realisiert. Mit diesem Schadensmelder können Einwohnerinnen und Einwohner in wenigen, einfachen Schritten Schäden, Unstimmigkeiten oder Verbesserungsvorschläge für die Infrastruktur der Gemeinde melden. Ein weiterer grosser Service, welcher im Jahr 2023 in Betrieb genommen werden konnte, ist das Reservationssystem. Die Gemeinden haben die Möglichkeit über das Reservationssystem Immobilien (z.B: Waldhäuser, Sitzungszimmer, Gemeindesäle), Mobilien (z.B. Festbänke, Kaffeemaschinen) und Schaltertermine zur Reservation anzubieten. Der grosse Funktions-umfang dieser Lösung bietet für jede Gemeinde viele Optionen und Möglichkeiten, ihre Objekte für die Bevölkerung zugänglich zu machen.
Zusätzlich konnte der Zugriff auf weitere Services wie die Einreichung eines Betreibungs- oder Fortsetzungsbegehren, Bestellung von e-Vignetten, Spartageskarten der Gemeinden und Services der SVA für die Einwohnerinnen und Einwohner über das Smart Service Portal Aargau eingerichtet werden.
Fit4Digital Hauptzielsetzungen per 31.12.2023
Gemäss dem Transformationsplan Einwohnerportal+, welcher die Gemeindeammänner-Vereinigung und die Gemeindepersonal-Fachverbände im Jahr 2019 als Basis für den Aufbau der Fit4Digital GmbH genutzt haben, wird ein agiles Projektvorgehen angewendet. Das erfolgreiche Erreichen der festgelegten Ziele in den Jahren 2020 bis 2022 legte zudem das Fundament für die fokussierte Umsetzung der Hauptziele 2023. Durch die gelungene Zusammenarbeit zwischen Fit4Digital und den Gemeinden konnte ein weiterer grosser Schritt Richtung Digitalisierung der Gemeindeservices erreicht werden. Die detaillierten Ziele und deren Stand der Umsetzung haben wir hier zusammengefasst.
Finanzbericht 2023
Ausblick 2024
Die Planungsarbeiten für das Jahr 2024 konnten durch den Geschäftsführungs-Ausschuss genehmigt werden. Die Planung wird in der Liste F4D Ergebnisse 2024 geführt. Die Priorisierung der offenen Service-Ideen ist durch die IG Innovation & Review erfolgt und die Einführung wird im Rahmen der Edition 2024 geplant. Für die Umsetzung dieser Services ist ein neues Tool in Erarbeitung, mit welchem Services auf der technischen Ebene schneller entwickelt und Formulare ohne grosses technisches Knowhow designt werden können. Die einfache Integration ins Smart Service Portal erlaubt zudem, dass das «Look & Feel» der bestehenden Webseite beibehalten wird. Eine weitere Innovation im Jahr 2024 wird das «über mich» Cockpit sein, in welchem persönliche Daten, Angaben zur Familie, Ausweise und Rechnungen abgebildet werden. Diesbezüglich werden zurzeit die technischen Rahmenbedingungen mit diversen Anbietern und Stellen geklärt. Weiter ist die Kooperation mit Crossierty zu erwähnen, wodurch direkt via Crossiety-App auf die Services im Smart Service Portal sowie den Meldeservices zugegriffen werden kann.
Transformationsprozess
Ursprünglich war seitens Fit4Digital vorgesehen, das Digitalisierungsprogramm über vier Jahre von Anfang 2020 bis Ende 2023 umzusetzen und im Anschluss in eine Betriebsorganisation zu überführen. Dieser sogenannte Transformationsprozess wurde bereits im Jahr 2022 lanciert. Anfang 2023 stellte die Geschäftsführung fest, dass die Arbeiten zum Aufbau der Betriebsorganisation deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen als ursprünglich geplant. Um für diese Arbeiten genügend Zeit zu haben, haben die Geschäftsführer der Fit4Digital GmbH entschieden, das Innovationsprogramm, um mindestens zwei Jahre bis Ende 2025 zu verlängern. Die Gemeinden wurden darüber mit Schreiben vom 1. Juni 2023 informiert.
Die Geschäftsführung wird in diesem Transformationsprozess durch die Fima BCP Business Consulting Partner AG aus Basel begleitet. In einer ersten Phase (Initialisierung) des Transformationsprozesses wurde durch die BCP Business Consulting Partner AG eine Studie erarbeitet, welche verschiedene Varianten für die Betriebsorganisation entscheidungsreif dokumentiert. Auf dieser Basis hat sich die Geschäftsführung im intensiven Austausch mit den Präsidien des GAV und der Personalfachverbände im Jahr 2023 für eine Organisationsvariante entschieden und gleichzeitig eine Projektverlängerung beschlossen. Die gewählte Variante soll ab Mitte 2025 in Betrieb sein.
Der Transformationsprozess ist in drei Phasen unterteilt. In der 1. Phase lieg der Schwerpunkt auf der Ausschreibung und dem Aufbau der Geschäftsleitung. In der 2. Phase sollen die Projektarbeiten bereits massgeblich durch eine oder einen Geschäftsführer/in (im Mandat) bestritten werden. Im Jahr 2024 wird die Geschäftsführung weiterhin durch die BCP Business Consulting Partner AG (BCP) unterstützt.
Die Geschäftsführung wird in diesem Transformationsprozess durch die Fima BCP Business Consulting Partner AG aus Basel begleitet. In einer ersten Phase (Initialisierung) des Transformationsprozesses wurde durch die BCP Business Consulting Partner AG eine Studie erarbeitet, welche verschiedene Varianten für die Betriebsorganisation entscheidungsreif dokumentiert. Auf dieser Basis hat sich die Geschäftsführung im intensiven Austausch mit den Präsidien des GAV und der Personalfachverbände im Jahr 2023 für eine Organisationsvariante entschieden und gleichzeitig eine Projektverlängerung beschlossen. Die gewählte Variante soll ab Mitte 2025 in Betrieb sein.
Der Transformationsprozess ist in drei Phasen unterteilt. In der 1. Phase lieg der Schwerpunkt auf der Ausschreibung und dem Aufbau der Geschäftsleitung. In der 2. Phase sollen die Projektarbeiten bereits massgeblich durch eine oder einen Geschäftsführer/in (im Mandat) bestritten werden. Im Jahr 2024 wird die Geschäftsführung weiterhin durch die BCP Business Consulting Partner AG (BCP) unterstützt.
Dank
Einen besonderen Dank möchten wir unseren Gesellschaftern, Auftraggebern und allen Vorstandsmitgliedern der Gemeindeammänner-Vereinigung und der Gemeindepersonal-Fachverbände sowie allen Fit4Digtal-Gemeinden für das uns entgegengebrachte Vertrauen aussprechen. Ebenfalls bedanken wir uns bei den verschiedenen Dienstleistungs-Erbringerinnen, der AWB AG, BCP Business Consulting Partner AG, CumulusPro AG, Megura AG und der Publis Public Info Service AG für die vertrauensvolle Zusammenarbeit. Für die unkomplizierte Zusammenarbeit und das sehr gute Einvernehmen bedanken wir uns herzlich.
